Зміст
Листування з редакцією є невід’ємною частиною процесу публікації наукової статті. Попри важливість цього етапу, практичних рекомендацій щодо академічної комунікації у відкритому доступі небагато. Ми розглянули основні принципи взаємодії з редакціями на основі практичного досвіду, а також типові ситуації й поширені помилки, яких варто уникати.
Чому не варто боятися звертатися до редакції?
Багато авторів вагаються перед тим, як написати до редакції журналу. Найпоширеніші запитання: чи доречно звертатися до редакції, як правильно сформулювати запит, куди його надсилати та чи не вплине листування на рішення щодо рукопису.
Звернення до редакції є стандартною практикою академічної комунікації. Автори можуть звертатися із запитаннями щодо статусу рукопису, процесу рецензування або інших аспектів, інформація про які відсутня на сайті журналу. Таке листування не впливає на редакційне рішення щодо публікації.
Готовність редакцій до комунікації підтверджується й повідомленнями, які автори отримують під час подання рукопису, наприклад:
“If you have any questions, please contact me” або “If you have any questions, please contact me from your submission dashboard.”
Це свідчить, що комунікація з авторами є звичайною складовою редакційного процесу.
Де шукати контактні дані журналу?
Зазвичай контактна інформація редакції розміщується на офіційному сайті журналу в розділах Contact us, About the Journal, Editorial Board або Submission Instructions. Проте інколи електронна адреса може бути відсутня або недоступна з технічних причин.
У таких випадках не варто використовувати контакти, знайдені на неофіційних ресурсах, оскільки вони можуть бути неактуальними або приватними.
Одним із найфективніших рішенням є пошук офіційного профілю головного редактора або представників редакції.
Найчастіше профіль вченого можна знайти:
- на сайті установи, де працює редактор;
- у Google Scholar;
- у ResearchGate;
- у Scopus Author Profile;
- у LinkedIn та інших професійних мережах.
Якщо знайти контакти не вдалося, варто переглянути останні публікації головного редактора. Як правило, вони містять робочу електронну адресу автора для листування та посилання на ORCID-профіль, де також можуть бути доступні актуальні контактні дані.
Проте перевагу слід надавати офіційним каналам комунікації, які вказані на сайті журналу або в системі подання рукописів. Навіть якщо вдається знайти особисту електронну адресу редактора, використовувати її для службового листування не рекомендується.
Якщо статтю вже подано, для звернення до редакції доцільно використовувати систему подання рукописів (submission system). Більшість таких платформ дають змогу надсилати повідомлення редактору або редакції безпосередньо через особистий кабінет, що є стандартним способом комунікації щодо статусу рукопису, термінів рецензування та інших питань.
Приклад 1
Приклад 2
Приклад 3
Приклад 4
Яким має бути повідомлення?
Переписка з редакціями журналів має здійснюватися лише в офіційному стилі. Повідомлення мають бути ввічливими, чіткими, лаконічними, інформативними та без зайвого емоційного забарвлення.
Ключова інформація
Для того, щоб отримати максимально повну та змістовну відповідь від редакції щодо, наприклад, перевірки статусу (етапу рецензування статті, приблизні дати отримання фінального рішення тощо) слід додавати в текст повідомлення всю ключову інформацію про статтю. Зокрема, рекомендуємо вказувати ID статті (якщо стаття була подана через систему подачі), її назву, прізвища та імена авторів, а також дату подання рукопису (якщо стаття була подана електронною поштою). Чим легше редакції буде ідентифікувати рукопис у системі, або в своїх записах, тим швидше автор отримає відповідь на свій запит.
Персоналізовані запити
Крім того, бажано формулювати персоналізовані запити, тобто адресувати повідомлення конкретному редактору, який супроводжує статтю (якщо така інформація відома). Тобто, звертатися не просто «Dear Editor», чи «Dear Editorial Office», а вказувати конкретне ім’я та прізвище –
Dear Sergii Kovalenko…
Якщо ж автор не знає, хто саме займається його рукописом, чи не має адреси цієї людини, тоді доречно буде звернутися до головного редактора журналу через його власний робочий імейл, або через електронну адресу журналу, вказуючи ім’я та прізвище головного редактора. У більшості випадків він або сам надасть відповідь, або переадресує отримане повідомлення відповідальному члену редакційної команди, який зможе допомогти.
Тема листа
Наступна порада – не ігнорувати вкладку «Тема» під час написання повідомлення. Листи без теми, або з надто загальними формулюваннями можуть загубитися серед великої кількості інших повідомлень, які щодня надходять до журналу. Це нерідко призводить до затримки з відповіддю, або ж взагалі її відсутністю. Також, не виключаємо й можливість потрапляння таких повідомлень у кошик «Спам», адже поштові сервіси можуть віднести талі листи до менш пріоритетних повідомлень. В свою чергу, тема листування має бути максимально конкретною. Наприклад, до неї можна включити вже згадану вище інформацію: назву журналу, ID рукопису. Також гарним варіантом є коротко зазначити мету звернення: уточнення статусу подання, запит щодо термінів рецензування, питання стосовно вимог до рукопису тощо.
Шаблони тем для листів:
«Submission ___ (ID): Status Update Request (або коротше Status check)»
«Pre-submission Inquiry»
«Inquiry to European Journal of Operational Research»
«Submission status ___(article ID)»
«Manuscript __ (ID): Technical Issue»
«Inquiry About Journal Scope»
Щоб узагальнити наведену інформацію та рекомендації, пропонуємо ознайомитися з прикладом листа до редакції* щодо уточнення статусу статті:
*електронна адреса та імена вигадані
Коли та про що саме питати?
Незважаючи на поширені побоювання авторів, існує чимало ситуацій, у яких звернення до редакції є не лише допустимим, а й цілком очікуваним.
Найтиповіші ситуації, у яких автор потребує звернення до журналу та строки коли саме це можна робити:
| Ситуація (причина звернення) | Коли писати до редакції | Важливі примітки |
| Запитання перед поданням статті (APC, строки, шаблон, вимоги тощо) | Одразу після виникнення запитання | Якщо інформації немає на сайті журналу |
| Проблеми під час подання статті (реєстрація, завантаження файлів, технічні помилки) | Одразу або через 1-2 дні, якщо, наприклад, тех. проблема не вирішилася самостійно | Спочатку спробувати самостійно усунути проблему (змінити браузер, формат, розмір файлу тощо) |
| Відсутність підтвердження про отримання статті | Через 5-7 робочих днів (якщо подається через пошту); у день подання (якщо подається через систему і немає автоматичного підтвердження) | Лист міг потрапити до спаму або не дійти, тому рекомендовано писати в журнал |
| Уточнення статусу рукопису | Через 2-3 місяці після подання | Не варто писати щотижня або щомісяця. Оптимально- одне звернення раз на два місяці. Після повторного подання (second revision) – через 1,5 місяця та не частіше ніж раз на місяць |
| Відмова з коментарями рецензентів | Одразу після отримання рішення | Якщо журнал не забороняє повторне подання, можна уточнити можливість ресабмішну або нового подання після доопрацювання |
| Недостатній час для доопрацювання статті | Одразу після отримання запиту на revision або щойно стало зрозуміло, що дедлайн неможливо виконати | Редакції часто погоджуються продовжити термін за наявності обґрунтування |
| Запитання після прийняття статті | Через 1-3 тижні після acceptance | Питання щодо випуску можна ставити одразу після отримання листа про прийняття статті. |
| Запит на знижку (APC) | До оплати, бажано ще під час або навіть до подання статті | Запит слід аргументувати (академічний статус, грант, обмежене фінансування тощо) |
Важливо розуміти, що перелік таких звернень не обмежується наведеними прикладами. Якщо автор не може знайти необхідну інформацію на сайті журналу або має запитання щодо процесу подання, рецензування чи публікації статті, звернення до редакції є стандартною практикою академічної комунікації.
Про що не варто питати?
далеко не всі запитання є доречними у переписці з редакціями журналів. . некоректно сформульовані або недоречні запитання можуть скласти негативне враження про автора.
найтиповіші «табу» запитань та запитів до редакції:
- робити запити щодо інформації, яка вже розмішення на сайті журналу.
- надсилати багато запитів щодо статусу статті за короткий проміжок часу.
- просити пришвидшити процес рецензування.
- скаржитися на коментарі від рецензентів.
І все ж, якщо автор вважає деякі коментарі рецензентів недоцільними, краще надати аргументовані відповіді безпосередньо рецензентам, надіславши файл з відповідями разам з доопрацьованою статтею, а не оскаржувати їхні зауваження через редакцію.
- питати про строки індексації опублікованої статті.
Затримка індексації статті в базах Scopus або Web of Science після публікації є поширеною ситуацією. Часто це пов’язано з недостатньою обізнаністю авторів щодо орієнтовних строків індексації (зазвичай це: Scopus – від 1 місяця до 6 місяців, WoS – від 2х до 6 та більше).
- просити гарантії щодо прийняття, термінів рецензування, публікації тощо.
Додаткові запити редакції
Також, варто розглянути й особливі прохання, які іноді надходять від редакційної команди. Наприклад, автор може отримати лист від редакції з проханням додати певну інформацію перед безпосередньо початком процесу рецензування, чи надати додаткові документи, підтвердження від етичного комітету, номер протоколу, довідки або інші матеріали, необхідні для продовження рецензування. Приклади схожих повідомлень:
До оформлення:
- In the reference list, all entries for journal articles should include a DOI, beginning with https://doi.org/10… If a DOI is not available, another stable URL must be used.
- Please provide an author contribution statement outlining the individual roles of each author in the conception, design, execution, or interpretation of the study.
- Revise Ethical Considerations.
До тексту статті:
- Expand the Abstract: Increase the abstract’s word count so that it falls strictly within the 100–150 word rang.
- Correct Paragraph Length: each paragraph must include at least 6 lines.
- Please correct Table 1: percentages in the table do not correspond to those mentioned in the text.
- Please add an appendix or supplementary table presenting representative examples from the dataset and the corresponding analytical classifications.
Такі листи – це стандартна технічна перевірка, яку проходять всі статті перед відправкою на рецензування. Під час цього етапу редакція перевіряє чи відповідає стаття формальним вимогам журналу: правильність оформлення, наявність усіх необхідних розділів, дотримання встановлених обмежень щодо обсягу тексту (кількості слів\знаків\сторінок), коректність оформлення таблиць, рисунків, списку літератури, а також наявність усіх документів, передбачених редакційною політикою журналу.
Саме тому прохання надати додаткову інформацію, завантажити відсутній документ або уточнити певні дані не слід сприймати як негативний сигнал щодо перспектив публікації статті. Навпаки, такі запити свідчать про те, що редакція розпочала роботу з отриманим рукописом і довгий процес публікації вже розпочато.
Як реагувати на повідомлення від редакції?
Отримання відповіді від редакції не завжди означає завершення комунікації. Подальша взаємодія залежить від змісту відповіді та реакції автора.
Редакція може не відповісти одразу. Через значне навантаження обробка листів може тривати кілька робочих днів. У більшості випадків затримка пов’язана з робочими процесами, а не з ігноруванням запиту.
Занепокоєння також можуть викликати короткі або формальні відповіді редакції. Проте для академічної комунікації характерний лаконічний і нейтральний стиль листування, тому такі повідомлення не слід сприймати як ознаку негативного ставлення чи рішення щодо рукопису.
Приклад 1
Dear authors,
We received your paper. Your manuscript will now be evaluated against our submission requirements.
Kind regards,
Editorial Team of (name of the journal).
Приклад 2
Dear Anna Lysenko and others
Thank you for the information.
Sincerely.
Такі повідомлення нерідко викликають занепокоєння через неперсоналізоване звернення, лаконічний зміст, відсутність детальної інформації про подальші етапи розгляду або імені конкретного редактора.
Водночас ці особливості є типовими для академічного листування. Редакційні команди щодня опрацьовують значну кількість рукописів і запитів, тому часто використовують стандартні шаблони повідомлень. Через це відповіді можуть бути короткими, неперсоналізованими та не містити додаткових пояснень.
Крім того, стиль комунікації залежить від редакційної політики журналу, професійних традицій і культурних особливостей. Тому лаконічна відповідь не є ознакою негативного ставлення до автора чи його рукопису.
Однак, подальше спілкування з редакцією не завжди призводить до позитивного рішення і редакція може надіслати відмову про прийняття статті.
Ось тут важливо пам’ятати, що відмова не завжди свідчить про низьку якість проведеного дослідження або рукопису в цілому. Причини відмов можуть бути найрізноманітнішими: від невідповідності тематики журналу до особливостей редакційної політики, високої конкуренції та обмеженої кількості місць у майбутніх випусках журналу. Саме тому не варто робити поспішних висновків щодо якості статті лише на підставі самого факту відмови, а слід ретельно проаналізувати саме повідомлення, його зміст та з’ясувати, які саме причини стали підставою для такого рішення.